Όσο καλά κι αν λειτουργεί το ξενοδοχείο σας, δεν είναι απρόσβλητο σε απρόβλεπτες καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν. Παρ' όλα αυτά, είναι κρίσιμο να προετοιμάσετε τον εαυτό σας και το προσωπικό σας όσο καλύτερα μπορείτε εκ των προτέρων. Η προετοιμασία για αυτά τα ενδεχόμενα επιτρέπει σε εσάς και το προσωπικό σας να αντιμετωπίζετε τα προβλήματα με μεγαλύτερη άνεση καθώς προκύπτουν. Και το να μην έχετε κανένα σχέδιο για απρόβλεπτες καταστάσεις μπορεί να αποβεί επιζήμιο, ειδικά αν το άτομο που τις διαχειρίζεται δεν έχει κανέναν οδηγό να ακολουθήσει. Ας δούμε λοιπόν πώς μπορεί το ξενοδοχείο σας να αντιμετωπίσει απρόβλεπτες καταστάσεις.
Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας
Φυσικά, η εκπαίδευση του προσωπικού σας είναι κάτι που ήδη κάνετε. Και ενώ οι απρόβλεπτες καταστάσεις μπορεί να είναι απρόβλεπτες, το να παρέχετε στο προσωπικό σας γενικά βήματα προς ακολούθηση σε διάφορα ενδεχόμενα θα τους γλιτώσει από πολύ άγχος και πολύ χρόνο. Αυτό θα τους επιτρέψει να διαχειρίζονται καλύτερα τις καταστάσεις και θα τους δώσει περισσότερη αυτοπεποίθηση σε αυτές. Θα ήταν επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε ορισμένες λύσεις για απρόβλεπτα προβλήματα συντήρησης, προβλήματα wifi ή προβλήματα με επισκέπτες στο εγχειρίδιο του προσωπικού σας. Φυσικά, πολλοί από τους υπαλλήλους σας μπορεί να μην το χρειαστούν, εκτός αν υπάρχει ένα πολύ συγκεκριμένο πρωτόκολλο που θέλετε να ακολουθήσουν.
Απρόβλεπτα προβλήματα συντήρησης
Όταν προκύπτουν απρόβλεπτα προβλήματα συντήρησης, το πιο σημαντικό είναι να προγραμματίσετε μια επισκευή και να ενημερώσετε τους επισκέπτες σας για το πρόβλημα το συντομότερο δυνατόν. Φυσικά, δεν φταίει κανείς όταν συμβαίνουν τέτοια περιστατικά. Και οι περισσότεροι επισκέπτες σας δεν θα έχουν πρόβλημα, καθώς κατανοούν ότι πρόκειται για κάτι που δεν μπορείτε να ελέγξετε. Ωστόσο, μπορεί να υπάρξουν φορές που θα συναντήσετε αδικαιολόγητα δύσκολους επισκέπτες που αναστατώνονται πολύ από τέτοιου είδους καταστάσεις. Αν μπορείτε, προσφέρετε ένα μικρό δώρο στους επισκέπτες σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα βοηθήσει πολύ στην αποκατάσταση της ηρεμίας και στην εξασφάλιση θετικών κριτικών. Ένα μικρό δώρο μπορεί να είναι οτιδήποτε, από αργότερο check-out μέχρι δωρεάν ποτά ή δωρεάν γεύμα, αν το ξενοδοχείο σας διαθέτει εστιατόριο. Το να ενημερώσετε το προσωπικό σας για το ποια μικρά δώρα επιτρέπεται να προσφέρουν σε τέτοιες καταστάσεις θα τους επιτρέψει να τις διαχειρίζονται πιο γρήγορα και πιο ανεξάρτητα.
Απρόβλεπτα προβλήματα wifi
Παρόλο που τα προβλήματα wifi μπορεί, ή τουλάχιστον θα έπρεπε, να είναι σπάνια, μπορούν και πάλι να συμβούν. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε πρώτα είναι να δοκιμάσετε την επανεκκίνηση του router. Αν η επανεκκίνηση του wifi δεν λύσει το πρόβλημα, μπορεί να υπάρχει κάτι πιο σοβαρό. Σε αυτό το σημείο, θα θελήσετε να ενημερώσετε τους επισκέπτες σας για το πρόβλημα. Είναι επίσης χρήσιμο να τους ενημερώσετε ότι έχει προγραμματιστεί επιδιόρθωση. Σε αυτό το σενάριο, αν μπορείτε να προσφέρετε κάποιο μικρό δώρο στους επισκέπτες σας, θα ήταν καλή ιδέα να το κάνετε. Αυτές οι χειρονομίες βοηθούν να διατηρείτε τους επισκέπτες ευχαριστημένους. Και όταν οι επισκέπτες σας είναι ευχαριστημένοι, το προσωπικό σας μπορεί να ολοκληρώνει καλύτερα τις εργασίες του εγκαίρως.
Απρόβλεπτα προβλήματα με επισκέπτες
Απρόβλεπτα προβλήματα με επισκέπτες μπορούν να προκύψουν σε πολλές διαφορετικές καταστάσεις. Ένα από τα πιο συνηθισμένα σενάρια που συμβαίνουν στα ξενοδοχεία είναι όταν οι επισκέπτες γίνονται πολύ θορυβώδεις. Αυτές οι καταστάσεις συχνά καταλήγουν σε καταγγελίες θορύβου, με τις οποίες πρέπει τώρα να ασχοληθεί το προσωπικό σας αντί για άλλα καθήκοντα. Ωστόσο, οι καταγγελίες θορύβου που δεν αναφέρονται στο προσωπικό μπορεί στην πραγματικότητα να είναι πιο επιβλαβείς για την επιχείρησή σας. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτά τα παράπονα εμφανίζονται σε διαδικτυακές κριτικές και μπορούν να επηρεάσουν σοβαρά τη διαδικτυακή σας φήμη και τις μελλοντικές κρατήσεις. Φυσικά, αυτό δεν είναι το μόνο πρόβλημα με επισκέπτες που μπορεί να αντιμετωπίσετε στο ξενοδοχείο σας. Μπορεί να συμβεί ένας επισκέπτης να αποφασίσει να καπνίσει σε ένα από τα δωμάτια μη καπνιζόντων. Το αδικαιολόγητο κάπνισμα μπορεί να αποτελέσει τεράστιο κόστος όσον αφορά τον καθαρισμό του δωματίου και την επιδιόρθωση ζημιών. Αυτό που είναι ακόμη πιο δύσκολο σε αυτές τις καταστάσεις είναι να προσδιορίσετε πότε συνέβη το περιστατικό ή να το συνδέσετε με έναν συγκεκριμένο επισκέπτη ώστε να λάβετε αποζημίωση για τις ζημιές. Ευτυχώς, υπάρχει λύση για αυτές τις καταστάσεις.
Συσκευές παρακολούθησης δωματίου για απρόβλεπτες καταστάσεις στο ξενοδοχείο σας
Οι συσκευές παρακολούθησης δωματίου είναι το καλύτερο εργαλείο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ξενοδόχοι για να περιορίσουν τις απρόβλεπτες καταστάσεις με επισκέπτες στα ξενοδοχεία τους. Επειδή οι περισσότερες συσκευές παρακολούθησης δωματίου παρακολουθούν μόνο τον θόρυβο, μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε μία που να καλύπτει όλες τις ανάγκες του ξενοδοχείου σας. Γι' αυτό η καλύτερη συσκευή παρακολούθησης δωματίου για να βοηθήσει με τις απρόβλεπτες καταστάσεις στο ξενοδοχείο σας είναι η Alertify. Η Alertify είναι μια μικρή συσκευή παρακολούθησης δωματίου που χρησιμοποιεί αισθητήρες για να ανιχνεύσει υπερβολικό θόρυβο, εσωτερικό κάπνισμα, αυξημένα επίπεδα πληρότητας, αλλαγές θερμοκρασίας και ποιότητα αέρα. Μόλις εγκατασταθεί η Alertify, οι χρήστες λαμβάνουν προσαρμόσιμες ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο αν εντοπιστεί υπερβολικός θόρυβος, εσωτερικό κάπνισμα, αυξημένα επίπεδα πληρότητας ή αλλαγές θερμοκρασίας.
Με την Alertify, οι ξενοδόχοι μπορούν να παρεμβαίνουν σε παραβάσεις επισκεπτών σε πραγματικό χρόνο, πριν συμβούν πιθανές καταγγελίες θορύβου ή ζημιές. Οι ξενοδόχοι έχουν επίσης πρόσβαση στον διαδικτυακό πίνακα ελέγχου της Alertify. Εκεί μπορούν να δουν ζωντανές αναφορές για το τι δραστηριότητες συνέβησαν και πότε, παρέχοντας στους ξενοδόχους απόδειξη για τυχόν ζημιές που προκάλεσαν επισκέπτες. Οι αναφορές μετά το περιστατικό της Alertify βοηθούν επίσης να παρέχεται στους ξενοδόχους απόδειξη για ζημιές από επισκέπτες. Αυτές οι αναφορές μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περίπτωση διαφορών σχετικά με την εγγύηση με τους επισκέπτες.