Είτε το ξενοδοχείο σας είναι μεγάλο είτε μικρό, η διοικητική εργασία είναι αυτή που καταλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας και του χρόνου των υπαλλήλων σας. Η διοικητική εργασία δεν αποφέρει κέρδος στην εταιρεία σας. Παρόλα αυτά, παίζει ζωτικό ρόλο στη λειτουργία της επιχείρησης. Λόγω ανθρώπινου λάθους, η διοικητική εργασία ενίοτε χρειάζεται να ξαναγίνει, καταναλώνοντας ακόμη περισσότερο χρόνο των υπαλλήλων σας. Κατά μέσο όρο, οι υπάλληλοι αφιερώνουν περίπου το 60% του χρόνου τους σε διοικητική εργασία και το 13% του χρόνου τους σε σχεδιασμό και ανάλυση. Αυτό σημαίνει ότι μόλις το 27% του χρόνου τους είναι διαθέσιμο στους υπαλλήλους σας για να ολοκληρώσουν τις εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν. Παντού, οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να αποδίδουν όσο θα μπορούσαν. Όταν συμβαίνει αυτό, οι προθεσμίες μεγαλώνουν. Ευτυχώς, υπάρχουν τρόποι να βελτιστοποιήσετε τις λειτουργίες στο ξενοδοχείο σας και να αφήσετε περισσότερο χρόνο στους υπαλλήλους σας για να ασχοληθούν με τις εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν.
Αποκτήστε ένα ξεκάθαρο σύστημα
Αν η διοικητική σας διαδικασία είναι μπερδεμένη, οι υπάλληλοί σας αφιερώνουν περισσότερο χρόνο σε αυτή την εργασία. Αυτό δεν είναι αποδοτική χρήση του χρόνου τους. Για να βελτιστοποιήσετε καλύτερα τις λειτουργίες στο ξενοδοχείο σας, βεβαιωθείτε ότι τα διοικητικά σας βήματα έχουν νόημα. Θα πρέπει να εξηγείτε αυτά τα βήματα με σαφήνεια και συντομία. Αυτό θα βοηθήσει, αλλά δεν θα εξαλείψει, τον παράγοντα του ανθρώπινου λάθους. Οι άνθρωποι είναι ατελείς και επομένως αναπόφευκτα κάνουν λάθη. Ενώ οι υπάλληλοί σας πρέπει να προσπαθούν να μειώσουν αυτά τα λάθη, συμβαίνουν. Το να έχετε ένα απλό διοικητικό σύστημα θα βοηθήσει να ελαχιστοποιηθούν αυτά τα λάθη. Ένας τρόπος να απλοποιήσετε αυτή τη διαδικασία είναι να χρησιμοποιείτε μία κεντρική πλατφόρμα όπου γίνεται η δουλειά σας. Θα ήταν επίσης καλύτερο αυτό το σύστημα να έχει όσο το δυνατόν λιγότερα βήματα. Το να απελευθερώσετε τον χρόνο των υπαλλήλων σας θα βοηθήσει σημαντικά στη βελτιστοποίηση των λειτουργιών του ξενοδοχείου σας.
Διοικητικές ομάδες
Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ομάδα που ασχολείται με όλες τις διοικητικές εργασίες. Οργανώστε το με όποιον τρόπο έχει νόημα για το ξενοδοχείο σας. Ίσως αυτό σημαίνει να οργανώσετε την ομάδα σας να εργάζεται ένας τη φορά σε βάρδιες ή μια ομάδα να εργάζεται ταυτόχρονα. Αν μόνο ένα άτομο ασχολείται με τη διοικητική εργασία, μπορεί να πνιγεί μέσα σε αυτήν. Η οργάνωση ομάδων θα σας επιτρέψει να βελτιστοποιήσετε τις λειτουργίες του ξενοδοχείου σας. Αυτό συμβαίνει επειδή η ομάδα σας θα μπορεί να ολοκληρώνει τη δουλειά με ταχύτερο ρυθμό. Θα βοηθήσει επίσης να διατηρηθεί υψηλό το ηθικό της διοικητικής σας ομάδας, καθώς θα νιώθουν λιγότερο συντετριμμένοι. Δοκιμάστε την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες αν δεν έχετε το προσωπικό για να δημιουργήσετε αυτή την ομάδα. Υπάρχουν πολλές εταιρείες από τις οποίες μπορείτε να αναθέσετε εργασία σε εξωτερικούς υπαλλήλους. Αν ακόμη και αυτή η λύση δεν είναι βιώσιμη για εσάς αυτή τη στιγμή, προσλάβετε εικονικούς βοηθούς. Από την εποχή της Covid-19, έχουν εμφανιστεί εξειδικευμένοι ιστότοποι για την πρόσληψη εικονικών βοηθών. Μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο για να βρείτε κάποιον ή κάποιους με το υπόβαθρο που αναζητάτε. Επιπλέον, είναι πιο οικονομικά αποδοτικό να προσλαμβάνετε εικονικούς βοηθούς. Αυτό συμβαίνει επειδή εργάζονται εξ αποστάσεως, ίσως με ωρομίσθιο.
Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία
Υπάρχουν πολλοί τομείς της διοικητικής εργασίας που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Οι πιο βολικές εργασίες διοικητικής φύσης προς αυτοματοποίηση είναι οι γενικές συχνές ερωτήσεις από εισερχόμενους επισκέπτες και ο προγραμματισμός αυτοματοποιημένων απαντήσεων. Αυτοματοποιημένες απαντήσεις μπορούν επίσης να αποστέλλονται κατά την αποστολή email επιβεβαίωσης στους επισκέπτες ή όταν ζητούνται επιπλέον πληροφορίες. Παρόλο που η διαδικασία δεν μπορεί να αυτοματοποιηθεί πλήρως, μπορεί να βελτιστοποιηθεί περαιτέρω διασφαλίζοντας ότι χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά προγράμματα υπολογιστή. Χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα προγράμματα, η διοικητική εργασία μπορεί να επιταχυνθεί. Προγράμματα όπως το Guesty βοηθούν τους υπαλλήλους σας να εργάζονται σε πολλαπλά κανάλια από μία πλατφόρμα και να βλέπουν τα προγράμματα ταυτόχρονα. Μια άλλη διαδικασία που θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί είναι η διαδικασία check-in. Η εγκατάσταση kiosk που μπορούν να διεκπεραιώνουν το check-in για εσάς θα μειώσει τις ουρές και τους χρόνους αναμονής και θα απελευθερώσει τους υπαλλήλους σας.
Μην βελτιστοποιείτε μόνο τη διοικητική εργασία
Μπορείτε να βελτιστοποιήσετε και άλλους τομείς πέρα από τη διοικητική εργασία στις λειτουργίες του ξενοδοχείου σας. Για παράδειγμα, αυτοί οι υπάλληλοι μπορούν να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες αν έχετε έλλειψη προσωπικού στην ομάδα καθαριότητας δωματίων. Αν χρειάζεται να διαθέσετε περισσότερο προσωπικό στη διοικητική εργασία και να το αφήσετε πιο αποστασιοποιημένο, εγκαταστήστε την Alertify. Η Alertify είναι μια μικρή συσκευή παρακολούθησης δωματίου τύπου plug-in που σας βοηθά να προλαβαίνετε τα παράπονα πελατών. Αυτό μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο για τις λειτουργίες του ξενοδοχείου σας για πολλούς λόγους. Πρώτον, θα ελαχιστοποιήσετε τη διοικητική εργασία, καθώς θα έχετε λιγότερα παράπονα στα οποία να ανταποκρίνεστε επειγόντως. Δεύτερον, θα μειώσετε τις καταγγελίες θορύβου, το πιο συχνό παράπονο που λαμβάνουν τα ξενοδοχεία. Η Alertify παρακολουθεί τον θόρυβο, το κάπνισμα, την πληρότητα και τα επίπεδα θερμοκρασίας ανά δωμάτιο. Οι ξενοδόχοι θα λαμβάνουν προσαρμόσιμες ειδοποιήσεις αν συμβεί οποιαδήποτε από αυτές τις δραστηριότητες, ώστε να μπορούν να τις αντιμετωπίσουν έγκαιρα. Οι ξενοδόχοι έχουν επίσης πρόσβαση σε μια διαδικτυακή πλατφόρμα για να βλέπουν κάθε καταγεγραμμένη ενέργεια που συνέβη και για πόσο χρόνο. Η Alertify καταναλώνει χαμηλή ενέργεια, οπότε δεν θα αυξήσει σημαντικά την ενεργειακή κατανάλωση του ξενοδοχείου σας. Η συσκευή επιτρέπει στους ξενοδόχους σας να είναι πιο αποστασιοποιημένοι, ενώ παράλληλα παρακολουθούν τους τρέχοντες επισκέπτες σεβόμενοι την ιδιωτικότητά τους. Βελτιστοποιήστε τις λειτουργίες του ξενοδοχείου σας σήμερα με την Alertify.